OR Secretaris

Doel van de functie

Als OR-secretaris ben je verantwoordelijk voor het bieden van optimale secretariële ondersteuning aan de Ondernemingsraad (OR) van het Juridisch Loket. Je zorgt ervoor dat de OR-leden zich kunnen concentreren op hun belangrijke taken door efficiëntie en structuur te brengen in de medezeggenschapsprocessen.

Plaats in de organisatie

• Valt hiërarchisch onder HR Manager
• Functionele aansturing door voorzitter van de ondernemingsraad

Kerntaken en verantwoordelijkheden

Secretariële ondersteuning

• Verantwoordelijk voor correcte en tijdige documentatie en verslaglegging van ondernemingsraads- en commissievergaderingen, hiertoe:
• Op aanwijzing en met eigen input opstellen van concept-agenda en zorgen voor verzending van de vergaderstukken;
• Notuleren van de vergaderingen en in concept uitwerken van de notulen;
• Bijhouden van actie- en besluitenlijsten;

• Vastleggen van de vergaderplanning.
• Verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie, waaronder:
• Uitwerken van brieven, verslagen en andere in concept aangeleverde stukken;
• Correspondentie met de achterban
• Beheren en actualiseren van de intranetpagina van de OR, verzorgen van andere publicaties (bijv. OR Update / nieuwsbrief)

• Beheren/toegankelijk houden van het archief van de ondernemingsraad en zijn commissies en op verzoek verzamelen en verstrekken van documentatie en informatie;
• Verzorgen uitvoering en verspreiding van het jaarverslag
• Bijdragen aan de opstelling van de begroting van de OR en bewaken van het OR-budget

Organisatorische facilitering

• Eerste contactpersoon van de OR voor de achterban, de bestuurssecretaris en het directiesecretariaat.
• Structuur aanbrengen in de medezeggenschapsprocessen
• Bewaken van gemaakte afspraken, en actie- besluitenlijsten.
• Bewaken van doorlooptijden.
• opstellen van advies- en instemmingsreacties in concept
• Regisseren van vergaderingen en bijeenkomsten: van faciliteiten en uitnodigingen tot de informatiestroom.
• Plannen en organiseren van de scholing voor de OR-leden.

• Voorbereiding en coördinatie van (tussentijdse) OR-verkiezingen;
• Nieuwe OR-leden wegwijs maken in de werkwijze van de OR

Beleidsmatig

• Signaleren en melden van afwijkingen op de naleving van wetten, procedures en afspraken betreffende de medezeggenschap, met name de Wet op de Ondernemingsraden, de Arbo-wet of andere relevante wetgeving.
• Bijhouden van actuele ontwikkelingen op dit terrein en dit onder aandacht brengen van de OR.

Functie eisen

• MBO/HBO werk- en denkniveau
• Minimaal 2 jaar werkervaring als secretaris van een OR
• Kennis van de WOR
• Vaardig met Microsoft Office, waaronder in ieder geval Outlook en Word
• Kennis van digitale samenwerking, in ieder geval met Microsoft Teams

PROCEDURE

Aanbieden kan tot en met 21 juni 12h00. CV's worden dagelijks beoordeeld en eventueel doorgezet naar de klant.
Enkel CV's die via het systeem ESD worden aangeboden worden in behandeling genomen, CV's die per mail of andere communicatiekanalen worden verzonden, worden niet in behandeling genomen.
Mocht het zo zijn dat er eerder een geschikte kandidaat wordt gevonden dan zal de aanvraag eerder sluiten.

CV's dienen voorzien te zijn van:

• Korte motivatie
• Beschikbaarheid:
• Mogelijke startdatum

Wanneer een ZZP'er wordt aangeboden via een bureau dan zal de ZZP'er direct gecontracteerd worden en zullen wij met het bureau een marge overeenkomst sluiten.

De klant wil inhuuropdrachten sluiten met een zo kort mogelijke keten, voorkeur gaat uit naar een medewerker in loondienst of een ZZP’er zonder tussenkomst van een bureau.

Het is niet toegestaan om medewerkers in loondienst bij een ander bureau voor te stellen.

Indien een ZZP’er wordt voorgesteld via een bureau dan dient onderstaande duidelijk te worden aangegeven in het voorstel:

• Kandidaat of ZZP’er is op de hoogte van de aanbieding
• Indien ZZP’er:
• Het inhuurtarief van de ZZP’er en de bureaumarge wordt vermeld (marges hoger dan € 15,- euro worden niet geaccepteerd)
• ZZP’er is op de hoogte van de marge
• Leverancier gaat ermee akkoord dat na 1850 uur de bureaumarge vervalt en de inhuuropdracht direct wordt gesloten wordt met de ZZP’er zonder dat een concurrentiebeding, relatiebeding of ander beding aan een Externe opgelegd zal worden.