Programmamanager (ervaring met IT-transities) - door de vele binnengekomen cv's (40+) zullen wij deze werving 1 dag eerder sluiten

OVER NWO

De Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) is de belangrijkste wetenschapsfinancier in Nederland en zorgt voor kwaliteit en vernieuwing in de wetenschap. Het bevorderen van wetenschappelijk onderzoek en het vergroten van wetenschappelijke en maatschappelijke impact – oftewel het succes van NWO – valt of staat met de inzet, kwaliteit, bevlogenheid en diversiteit van onze medewerkers. We werken elke dag weer aan een inclusieve omgeving waarin alle medewerkers hun talenten kunnen ontwikkelen en zich gewaardeerd en betrokken voelen. Een werkomgeving waarin ruimte is voor verschillen en waarin iedereen kan uitblinken, zich geïnspireerd en gemotiveerd voelt.

Context

Programmamanager Opvolging ISAAC: Ervaring met IT-transities die het primair proces ondersteunen

NWO is op zoek naar een opvolger voor haar huidige subsidieverleningssysteem, genaamd ISAAC (Informatie Systeem voor Aanvragen, Archivering en Communicatie). ISAAC wordt gebruikt door verschillende partijen, waaronder NWO-medewerkers, aanvragers, referenten, leden van adviserende organen zoals (beoordelings)commissies en juryleden, en projectleiders. Naast het ondersteunen van het subsidieproces wordt ISAAC ook (impliciet) ingezet als Customer Relationship Management (CRM)-systeem om informatie over de genoemde externe partijen vast te leggen. Bovendien fungeert het als een Document Management Systeem (DMS) voor (een groot deel van de) documenten die als onderdeel van het subsidieverleningsproces vanuit ISAAC worden verzonden en in ISAAC worden geüpload (intern en vooral ook extern). ISAAC is in 2015 in gebruik genomen en is aan vervanging toe.

Voor de opvolging van ISAAC hebben wij de volgende ambities uitgesproken:

• Het subsidieverleningsproces zoveel mogelijk en te digitaliseren en om handmatig werk te voorkomen;
• Dit geldt over de hele keten van aanvraag, beoordelen tot beheren, zogenaamde end-to-end ondersteuning.
• Een zo gebruiksvriendelijk mogelijk systeem te ontwikkelen dat zowel intern als extern goed ontvangen wordt.
• De opvolger te bouwen met de focus op de aanvragen (outside – in) en de wetenschappers een ‘cool blue’ experience te bieden, waarin ze het gehele aanvraagproces eenvoudig kunnen gebruiken en gedurende het gehele proces van aanvraag tot gunning te kunnen volgen
• Processen te optimaliseren om administratieve lasten te verminderen.
• Een gestroomlijnd systeem te creëren met zo min mogelijk stappen en kans op fouten.
• De kwaliteit van data en informatievoorziening te verbeteren.
• De organisatie wendbaarder te maken door middel van een vernieuwd en flexibel systeem.
• De afhankelijkheid van een softwareleverancier te beperken.
• Het nieuwe systeem zal een cloud-oplossing zijn (met ‘SaaS-first’ als gewenste oplossing) waardoor langdurige up-to-date functionaliteiten geborgd worden en koppelingen met andere systemen relatief eenvoudig zijn.
• Het nieuwe systeem zal gebruik kunnen maken van (net nieuwe) IT-omgeving die is gebaseerd op platformen (o.a. data- en integratie platform, Identity & Access management platform, (keten)monitoring platform, etc.)

Vandaar dat wij bewust spreken over de opvolging van ISAAC en niet de vervanging van ISAAC.

Aanpak

Het huidige ISAAC systeem speelt nu een cruciale rol in het primaire proces en de implementatie van een opvolging voor ISAAC wordt gezien als een project van groot belang, impact en risico. Een nieuw systeem is een grote verandering welke vraagt om een goede voorbereiding van NWO. Dat vergt veel aandacht voor adoptie.

In 2019-2020 is binnen NWO een groot harmonisatieproject rondom het subsidieverleningsproces uitgevoerd. De uitkomsten daarvan worden gebruikt als start van de functionele requirements. Wel zal ruime aandacht moeten zijn voor het herijken van de functionele requirements, het verwerken van nieuwe technische mogelijkheden en procesverbeteringen.

NWO is aanbesteding plichtig, er zal dus een (Europese) aanbesteding doorlopen worden. Doel van het project ‘Opvolging ISAAC’ is om te komen tot de selectie van een toekomstbestendig subsidieverleningssysteem voor het primaire proces, waarbij de aanpak van implementatie en beheer en doorontwikkeling onderdeel uitmaken van de gunning.

Met een subsidieverleningssysteem wordt bedoeld software die ontworpen is om het proces van subsidieverlening te automatiseren en te beheren. Een dergelijke applicatie helpt bij het opstellen en publiceren van subsidieoproepen, het verzamelen en beoordelen van aanvragen, en het toewijzen, monitoren en vaststellen van toegekende subsidies. Het systeem kan ook monitoring- en rapportagefuncties bevatten om de impact van de subsidies te meten.

Globale planning

Opstellen/ herijken functionele requirements (april – oktober 2024)

Aanbestedingstraject (april 2024 – mei 2025)

• Voorbereiding aanbesteding, inclusief advies OR: 6 tot 9 weken
• Marktconsultatie & opstellen aanbestedingsdocumentatie: 13 – 26 weken
• Aankondiging aanbesteding tot en met (voorlopige) gunning: 26 – 30 weken
• Prof of Delivery en afronding aanbesteding: 8 weken

Bouw en implementatiefase (juni 2025 – mei 2026)

• Strategisch ontwerp: 9 weken
• Agile ontwikkeling en implementatie: 36 weken

Projectorganisatie

Voor het project Opvolging ISAAC is een projectorganisatie voorzien met een projectteam van vijf medewerkers: een Programmamanager, een Proces product owner, een Technisch product owner, een Proces product specialist en een Projectmanagement ondersteuner. Alle rollen worden geacht voltijds beschikbaar te zijn voor het projectteam, voor de totale duur van het project (twee tot drie jaar). De vier laatste rollen worden vervuld door medewerkers vanuit de staande organisatie. Voor de programmamanager zijn wij extern op zoek.

Functie-eisen programmamanager

• Aantoonbare ervaring met leiding geven aan een IT-programma’s die een primair proces van een organisatie ondersteunen
• Aantoonbare ervaring met IT gerelateerde EU-aanbestedingsprojecten voor bouw/realisatie van systemen die een primair proces ondersteunen
• Open, coachende en transparante leiderschapsstijl.
• Zowel teambuilder als iemand die zaken voor elkaar krijgt.
• Inhoudelijk en conceptueel sterk, een strategische denker maar ook doener.

Persoonlijkheid programmamanager

Een verbindende en doortastende persoonlijkheid met natuurlijk gezag. Daarbij weet je rust en relativeringsvermogen te behouden. Je geeft ruimte, neemt verantwoordelijkheid en bent iemand die het professioneel samenspel binnen de organisatie optimaliseert. Je schakelt makkelijk tussen strategische vraagstukken en operationele problemen en je bent in staat om tot oplossingen te komen. Je kunt snel acclimatiseren en je weet anderen positief te stimuleren in hun werk en ontwikkeling. Daarnaast beschik je over onderstaande competenties:

• Samenwerken
• Doel- en resultaatgericht
• Organisatie- en omgeving sensitief
• Communicatief

Procedure 

• Aanbieden kan tot 15 maart 2024 om 09:00 uur. Enkel Cv's die via het systeem ESD worden aangeboden worden in behandeling genomen, Cv's die per mail of andere communicatiekanalen worden verzonden, worden niet in behandeling genomen.
• Tarief minimaal €150 maximaal €175 excl. BTW per uur, inclusief alle overige kosten.
• De intakegesprekken zullen plaatsvinden in de week van 18 maart 2024.
• Cv’s (of onder reactie in ESD.Next.) dienen voorzien te zijn van:
• Korte motivatie (of een losse motivatiebrief opslaan onder documenten)
• Contactgegevens kandidaat (e-mailadres + telefoonnummer)
• Beschikbaarheid (startdatum & aantal uren p.w.)
• Let op: staan deze gegevens er niet in, dan wordt de kandidaat afgewezen!
• Wanneer een ZZP'er wordt aangeboden via een bureau dan zal de ZZP'er direct gecontracteerd worden en zullen wij met het bureau een marge overeenkomst sluiten.
• De klant wil inhuuropdrachten sluiten met een zo kort mogelijke keten, voorkeur gaat uit naar een medewerker in loondienst of een ZZP’er zonder tussenkomst van een bureau.
• Het is niet toegestaan om medewerkers in loondienst bij een ander bureau voor te stellen.
• Indien een ZZP’er wordt voorgesteld via een bureau dan dient onderstaande duidelijk te worden aangegeven in het voorstel:
• Kandidaat of ZZP’er is op de hoogte van de aanbieding. Indien ZZP’er vanuit een bureau:
• Het inhuurtarief van de ZZP’er en de bureaumarge wordt vermeld (marges hoger dan 15 euro worden niet geaccepteerd).
• ZZP’er is op de hoogte van de marge.
• Leverancier gaat ermee akkoord dat na 1850 uur de bureaumarge vervalt en de inhuuropdracht direct wordt gesloten wordt met de ZZP’er zonder dat een concurrentiebeding, relatiebeding of ander beding aan een Externe opgelegd zal worden.