Projectleider DigiDoc Online

OPDRACHTOMSCHRIJVING

Het programma Douane Informatiehuishouding op Orde (DIOO) is een meerjarig programma en heeft als opdracht de informatiehuishouding duurzaam op orde te brengen, alsook het verbeteren van de informatievoorziening van het DG Douane naar de Kamer en maatschappij. Een opdracht die voortkomt uit het Departementale Programma IOO (olv het Ministerie van Financiën). En deze is opgezet in reactie op de kabinetsreactie nav het rapport ‘Ongekend Onrecht’, waarin de Parlementaire Onderzoekscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) zich kritisch uitlaat over de wijze waarop zij tijdens het onderzoek is voorzien van informatie. Daarnaast is er een groeiende noodzaak om de informatiehuishouding en –voorzieningen structureel en duurzaam te verbeteren. In het programmaplan zijn 5 actielijnen gedefinieerd: 1. informatieprofessional, 2. volume en aard van informatie, 3. informatiesystemen 4. sturing en naleving. En 5. IV en politiek ambtelijke verhoudingen. Projecten onder de actielijnen zijn bijvoorbeeld: actief openbaar maken, emailarchivering en het implementeren van een document management systeem. 

TAKEN EN ACTIVITEITEN:

Om de informatie huishouding op orde te brengen binnen de Douane, is behoefte aan (nieuwe) systemen om de benodigde functionaliteiten te realiseren. Eén van deze functionaliteiten is een documentmanagementsysteem (DMS). Binnen zowel het Ministerie van Financiën als de Douane wordt gewerkt met DigiDoc van DocDirekt. Hierbij bestaan twee versies: DigiDoc Desktop en Digidoc Online. Als projectleider Digidoc ben je verantwoordelijk voor het voorbereiden, coördineren, agenderen en implementeren van Digidoc Online binnen de Douane. Je werkt samen met het programmateam Douane informatie op Orde (DIOO) en werkt voor het Hoofd Bureau directeur-generaal (bureau DG) inzake de implementatie van Digidoc. 

In de huidige situatie is DigiDoc Desktop geïmplementeerd om de stukkenstroom naar het ministerie van Financiën en het MT Douane te organiseren. Ongeveer 125 medewerkers maken gebruik van DigiDoc Desktop om documenten naar het MTD en het beleidsdepartement, inclusief bewindspersonen, te sturen. Na deze implementatie heeft een evaluatie en décharge (stuurgroep 3 februari 2023) plaatsgevonden. De uitkomsten van de evaluatie zijn omgezet in verbeterpunten die zijn opgenomen in een plan van aanpak. In de komende periode wordt DigiDoc Desktop vervangen door DigiDoc Online en wordt DigiDoc binnen de Douane uitgerold bij een grotere gebruikersgroep. De gewenste resultaten inclusief tijdslijnen zijn inmiddels beschreven. Hierbij is het uitgangspunt om mens, proces en technologie op een effectieve manier samen te brengen. 

• Je hebt aantoonbare ervaring in het organisatorisch-, procesmatig- en/of vakinhoudelijk coördineren. 
• Vaardigheid in het managen van projecten (voorbereiden, ontwikkelen en uitvoeren van projecten)
• Vaardigheid in het bouwen en onderhouden van een netwerk, (inter)departementaal vertegenwoordigen en onderhandelen en afspraken maken 
•  Vaardigheid in het creëren van draagvlak, uitdragen en verdedigen van projecten, projectresultaten en consequentie 
• Visie hebben - Heeft een duidelijke zienswijze op de actuele situatie en op de toekomst van het werkterrein, vakgebied of organisatie. 
•  Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk); Maakt begrijpelijke en correcte teksten. Sensitiviteit (interpersoonlijk), Houdt in het handelen rekening met de gevoelens, behoeften en achtergronden van anderen. Omgevingsbewustzijn
• Houdt rekening met relevante externe ontwikkelingen en omstandigheden. 

FUNCTIE-EISEN / Minimale functie-eisen:

• Academisch werk- en denkniveau - Een relevante opleiding, zoals informatiemanagement, informatietechnologie of een gerelateerd vakgebied. 
• Je hebt aantoonbare ervaring (minimaal 2 jaar) in het organisatorisch-, procesmatig- en/of vakinhoudelijk coördineren. 

COMPETENTIES:

• Organisatiegericht aansturen
• Omgevingsbewustzijn 
•  Anticiperen 
•  Netwerkvaardigheid 
• Organisatiegericht aansturen 
•  Omgevingsbewustzijn 
•  Anticiperen 
•  Netwerkvaardigheid 
  

PROCEDURE:

• Aanbieden kan tot en met: 06-03-2024 10:00 uur 
• Beschikbaarheid vanaf: 25-03-2024
• Dag voor gesprekken: 11 maart 2024 (bereid kandidaten hierop voor)
• Tarief: Schaal 10 € vanaf 69,35 tot en met maximaal € 76,48
• Enkel cv's die via het systeem ESD worden aangeboden worden in behandeling genomen, cv's die per e-mail of andere communicatiekanalen verzonden, worden niet in behandeling genomen.
• Als de kandidaat verder gaat in de procedure wordt gevraagd minimaal twee referenties op te geven, waarbij vergelijkbare opdrachten zijn uitgevoerd. De referentiechecks zijn een noodzakelijk onderdeel van dit selectieproces.
• Per leverancier mogen er max. 2 kandidaten worden aangeboden.

• Korte motivatie
• Beschikbaarheid
• Mogelijke startdatum