Secretaresse Dagelijks Bestuur (deta-vast)
De opdrachtgever HDSR
Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (HDSR) staat midden in de maatschappij. Dagelijks werken meer dan 600 enthousiaste en betrokken professionals aan veilige dijken, droge voeten en schoon water in een groot deel van provincie Utrecht en in een deel van Zuid-Holland. We zorgen ervoor dat we hier nú kunnen wonen en werken en zijn volop aan de slag met thema’s als klimaatverandering om dit ook naar de toekomst toe te garanderen. Wil je meer weten over HDSR , klik hier Home - HDSR
Wat je gaat doen
Het waterschap wordt bestuurd door een algemeen (AB) en een dagelijks bestuur (DB). Het DB van ons waterschap bestaat uit de dijkgraaf en een 5-tal hoogheemraden (vergelijkbaar met wethouders in een gemeente). Dit bestuur is verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van het beleid van het waterschap. De dijkgraaf is de voorzitter van ons waterschap. Deze functie kun je vergelijken met die van een burgermeester in een gemeente.
Als secretaresse ben je de ondersteuning die de leden van het dagelijks bestuur ontzorgt. Je speelt een cruciale rol in het coördineren en beheren van de secretarieel-administratieve taken voor de dijkgraaf, hoogheemraden en secretaris-directeur.
Je zorgt ervoor dat alles soepel verloopt, zodat zij zich kunnen concentreren op hun bestuurlijke kernactiviteiten. Dit betekent dat je verantwoordelijk bent voor:
- Plannen en organiseren
- Ontzorgen
Je denkt actief mee hoe alles geregeld te krijgen in de meest brede zin van het woord. Je hebt dagelijks veel contact met collega’s en belangrijke externe partijen. Je weet alle informatie goed te filteren en indien nodig verstrek je informatie of vraag dit op voor de dijkgraaf, hoogheemraden en secretaris-directeur. Via jou zijn zij volledig op de hoogte van lopende zaken.
- Administratieve ondersteuning
Als secretaresse ben je het eerste aanspreekpunt voor inkomende telefoongesprekken en verwijs je deze door naar de juiste personen of ontvang je de bezoekers voor collegeleden op ons kantoor. Voor de inkomende post beoordeel je deze op belang en urgentie. Zo nodig voeg je de benodigde bescheiden toe voor de afhandeling. Daarnaast handel je de algemene correspondentie af en toets je deze op kwaliteit (vorm en taal). Via ons geautomatiseerde postregistratiesysteem verwerk je de stukkenstroom en zorg je voor de bewaking en voortgang.
In dit team kom je te werken
Als secretaresse ben je onderdeel van het team bestuursondersteuning. Je werkt samen met 4 gedreven secretaresses. Als secretariaat zorgen jullie voor individuele ondersteuning van de DB-leden. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid, waarbij elke secretaresse een eerste aanspreekpunt is voor één of enkele collegeleden. We vinden een goede samenwerking en vertrouwen in elkaar belangrijk omdat we altijd bereid zijn om voor elkaar in te springen. Het is een team dat met hoofd en hart collegiaal zijn werk wil doen. De secretaresse die we nu zoeken, gaat het eerste aanspreekpunt vormen voor één of enkele hoogheemraden.
Wat maakt jou succesvol?
- Hbo werk- en denkniveau, opgedaan door werkervaring en/of een afgeronde hbo opleiding.
- Aantoonbare werkervaring als secretaresse in een politiek-bestuurlijke omgeving is een must met het oog op de benodigde bestuurlijke sensitiviteit voor deze functie.
- Ruime ervaring met complex agendabeheer en verslaglegging van vergaderingen.
- Je hebt oog voor detail, kunt goed plannen en organiseren. Dit betekent ook dat je goed kunt omgaan met de druk van ad-hoc situaties en verzoeken.
- Het is belangrijk dat je kunt verbinden, prioriteiten kunt inschatten en dat je zorgvuldig en betrouwbaar bent.
- Je bent 28 uur per week beschikbaar, verspreid over 4 werkdagen. Je bent in ieder geval op dinsdag en woensdag beschikbaar om te werken bij ons op kantoor.
Waar kun je op rekenen na de detacheringsperiode
- Een bruto maandsalaris van tussen de € 3.419,- en maximaal €4.400,- op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van je ervaring. Dit salaris is opgebouwd uit een bruto basissalaris van maximaal € 3.637 (schaal 7 cao waterschappen) en een Individueel Keuze Budget (IKB) van 21% (inclusief 8% vakantiegeld). Je kunt zelf bepalen hoe je jouw IKB-budget inzet. Je kunt er extra vakantiedagen van opnemen of het maandelijks laten uitbetalen.
- Je krijgt een laptop en een smartphone en bovendien een vergoeding van € 3,- netto per thuiswerkdag plus een vergoeding van maximaal € 850,- om je thuiswerkplek in te richten.
- Voor jouw groei en ontwikkeling krijg je ook nog een persoonlijk budget van € 6.000,- om te besteden aan opleidingen, cursussen, trainingen en vitaliteit.
- Reiskostenvergoeding en een fijne werkplek die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer.
- Een goede pensioenregeling.
- Een informele werksfeer in een platte structuur, een gedreven team en veel betrokken collega’s.
- Je krijgt een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar met de intentie om deze om te zetten naar een vast contract.
Procedure
- Aanbieden kan tot 27 september 2023 om 09:00 uur (let op: cv's worden dagelijks beoordeeld, het kan zijn dat de aanvraag eerder sluit).
- Startdatum is 1 oktober 2023 ((indien mogelijk eerder).
- Pre intakes worden tussentijds met OneStopSourcing ingepland.
- Zorg ervoor dat het telefoonnummer en e-mailadres van de professional in de portal wordt ingevoerd. Zo willen wij voorkomen dat de wervingsprocedure vertraging oploopt. Wij dienen namelijk voor het voorstellen bij HDSR de kandidaat kort (telefonisch) te interviewen.
- Intake gesprekken bij HDSR worden via Teams of live (bij voorkeur live) ingepland (gespreksblok volgt)
- CV's dienen voorzien te zijn van:
- Beschikbaarheid kandidaat (startdatum & aantal uren per week)
- Uurtarief
- Salarisindicatie kandidaat
- Woonplaats kandidaat
- Vakanties gepland binnen 3 maanden
- Akkoordverklaring kosteloos overname na 1040 uur (dit is tevens bespreekbaar)
Let op! Wanneer een ZZP'er wordt aangeboden via een bureau dan zal de ZZP'er direct gecontracteerd worden en zullen wij met het bureau een marge overeenkomst sluiten.
Deze vacature is ingetrokken op 2-10-23 om 09:10. Reageren is niet meer mogelijk.
Toch opzoek naar iets anders?
Bekijk onze andere vacatures.
Contactpersoon
Vragen over de opdracht?Delen
