Functioneel Beheerder Implementatie Zaakgericht Werken

Functioneel beheerder implementatie Zaakgericht Werken

Achtergrondinformatie

Eén van de kernwaarden van onze provincie is van buiten naar binnen werken, vanuit de samenleving naar de overheid. In Drenthe willen we ons richten op wat er in de Drentse samenleving gebeurt. Enerzijds betekent dit, dat we onze doelen willen bereiken met behulp van inspanningen van derden, maar ook willen we aansluiten bij initiatieven die overheidsdoelen ondersteunen, en hierin soms bijsturen. In 2018 is de provincie Drenthe gestart met de vernieuwing van de provinciale informatievoorziening, waarbij samenwerken, delen, eigenaarschap, open-tenzij en integratie kernwoorden zijn. Daarbij is gekozen om het bestaande Microsoftbeleid uit te breiden. Dat houdt in dat zoveel mogelijk gebruik gemaakt wordt van Microsoft producten/bouwstenen (Microsoft First).

De provincie Drenthe heeft in navolging van de aanschaf van Microsoft Dynamics ten behoeve van relatiebeheer (CRM) gekozen voor het zaaksysteem OneGov als oplossing: de op Microsoft Dynamics 365 en Office 365 gebaseerde modules voor zaakgericht werken. Integratie met Microsoft Azure AD en Office 365 vormen hier onderdeel van. Er wordt gekoerst op standaard integratie met het op SharePoint Online gebaseerde DMS/RMA om te fungeren als fysiek opslagpunt voor zaakdocumenten. De (StUF- en API-) webservices zorgen daar waar nodig voor de koppeling met de taakspecifieke applicaties en Landelijke Voorzieningen / basisregistraties, w.o. NHR en DSO.

In de afgelopen periode zijn de eerste stappen gezet in deze vernieuwing. Zo kunnen we nu samenwerken aan projecten en programma's in een moderne samenwerkingsomgeving (De Brink), kunnen we informatie over onze relaties op een integrale, éénduidige en gebruikersvriendelijke manier opslaan en ontsluiten (Relatiebeheer) en hebben we recentelijk onze werkplek gemoderniseerd. Ook doen we sinds de zomer de eerste praktijkervaringen op met vergunningverlening via het zaaksysteem. Het is de ambitie om onze gestructureerde processen verder onder te brengen in deze nieuwe omgeving, waarbij ingezet wordt op een generieke manier van werken met oog voor de klant (dienstverlening) en voor bedrijfsvoering. Gekozen is om zaakgericht te gaan werken. Implementatie van diverse vergunningverleningsprocessen loopt.

Voor het verdere ontwerp en inrichting van in het zaaksysteem nog te implementeren vergunningsverleningsprocessen wordt gezocht naar een functioneel beheerder vanwege ondercapaciteit in de huidige formatie.

Profiel en activiteiten

Als functioneel beheerder:

• Maak je procesflows in Visio;
• Ontwerp je inventarisatiesheets;
• Voer je Functionele Acceptatie Testen (FAT) uit;
• Voer je Gebruikers Acceptatie Testen (GAT) uit;
• Voer je Productie Acceptatie Testen (PAT) uit;

Waar ben je goed in?

Om succesvol te zijn in deze functie beschik je over:

• Vaardigheid om de wens van de gebruikersorganisatie binnen de organisatiekaders goed te vertalen deze vertaling met hen af te stemmen
• Enthousiasmeren van groepen gebruikers en op die wijze een positieve ondersteuning bieden
• Samenwerken en kennis overdragen, over en weer, binnen de groep functioneel beheerder, verbetervoorstellen leveren en conformeren aan afspraken binnen de groep functioneel beheer
• Werken onder tijdsdruk en soms geen 9-4 mentaliteit
• Voorbereiden van uitrolsessies, materiaal, testen, afhechten

Persoonlijke Vaardigheden:

• Teamspeler
• Veelzijdig;
• Communicatief;
• Resultaat- en oplossingsgericht;
• Methodisch werken;
• Verantwoordelijkheidsgevoel;
• Pragmatisch

Omgeving/Opdracht

We verwachten een inzet van 36 uren gedurende 26 weken. Je bent zo spoedig mogelijk na de gunning beschikbaar. Kandidaten die hier niet volledig tegemoet aan kunnen komen maar die welk een goede ‘match’ denken te hebben, worden verzocht tóch in te schrijven. Startdatum z.s.m. De inzet wordt bepaald in samenspraak met de opdrachtgever. Verlenging van de overeenkomst behoort tot de mogelijkheden.

De werkzaamheden vinden zowel plaats op het provinciehuis te Assen als vanuit huis.

Interview

Bij gebleken geschiktheid op basis van het CV worden de kandidaten uitgenodigd voor een interview van maximaal 45 minuten. Dit gesprek wordt alleen met de kandidaat gehouden, hier is dus geen accountmanager e.d. bij aanwezig. 
Daarnaast heeft de kandidaat die de voorkeur heeft een gesprek met de teamleider a.i. I&A of diens vervanger en de projectleider, op het provinciehuis in Assen of via MS Teams. Het is tijdens het interview uitdrukkelijk niet de bedoeling dat de kandidaten een presentatie geven en/of een algemene toelichting op het aangeleverde CV. Tijdens het interview worden er vragen gesteld door de beoordelingscommissie. De interviews worden beoordeeld volgens het functieprofiel en onderstaande beoordelingscriteria:

• de mate waarin de kandidaat innovatief en onderscheidend is in zijn beantwoording;
• de mate waarin de kandidaat consistent is in zijn beantwoording; van consistentie is sprake als er geen tegenstrijdigheden zitten tussen de gegeven antwoorden alsmede tussen de antwoorden en de offerte;
• de mate waarin de kandidaat aansluit bij de organisatie van Provincie Drenthe en bijdraagt aan ontwikkeling van kennis binnen Provincie Drenthe.

PROCEDURE

Aanbieden kan tot en met maandag 26 september 2022 10h00.

Aanbiedingen worden niet tussentijds beoordeeld.

CV's dienen voorzien te zijn van:

• Korte motivatie
• Beschikbaarheid:
• Mogelijke startdatum

Kandidaat is een ZZP’er of in loondienst. Indien ZZP’er, dient het volgende vermeldt te worden:

• Kandidaat is op de hoogte van de aanbieding
• Bureaumarge
• Bevestiging dat kandidaat op de hoogte is van de bureaumarge

Wanneer een ZZP'er wordt aangeboden via een bureau dan zal de ZZP'er direct gecontracteerd worden en zullen wij met het bureau een marge overeenkomst sluiten.