Secretaresse

Invest-NL:

Nederland moet duurzamer en innovatiever. Dat vraagt om toewijding, geduld en kapitaal. Maar dat vraagt vooral om ondernemers. Echte ondernemers met echt goede plannen voor het Nederland van de toekomst. En wij zijn er om die echt goede plannen te financieren.

Dat lukt alleen met een heel goed team. Mensen die bereid zijn zich flink in te zetten, maar die zich vooral gemotiveerd voelen door onze missie en door de mogelijkheid bij ons veel en snel te leren. Je bent van harte welkom om het samen met ons waar te gaan maken.

Invest-NL wil een aantrekkelijke werkgever zijn voor divers toptalent dat verschil wil maken. Een team waar je jezelf kunt zijn, waar iedereen gelijke kansen krijgt en alles uit zichzelf kan halen, ongeacht gender, afkomst, leeftijd of geaardheid. Diverse achtergronden en gezichtspunten maken ons sterker. Zo verankeren wij onszelf in de samenleving en groeit onze denkkracht.

Op ons kantoor in Amsterdam en thuis wordt gewerkt aan complexe (financiële) vraagstukken om Nederland duurzamer en innovatiever te maken. We zijn een organisatie met korte lijnen en hebben op dit moment 75 medewerkers in dienst en hebben de ambitie om nog verder te groeien. Reken bij ons op een open en transparante sfeer, uitdagend werk en veel ruimte om te ontwikkelen

Ter versterking van ons secretariaat team zijn we op zoek naar een  Secretaresse.

Dit om de zoektocht naar een vaste kandidaat te overbruggen.

De Functie: 

Als secretaresse ben je medeverantwoordelijk voor een goed functionerend secretariaat waarbij je zelf initiatief kunt tonen en in staat bent zelfstandig te handelen.

Je vormt samen met de teamleider en 3 andere secretaresses het team en werkt nauw samen met de CEO, directeuren en teamleiders.

Dit ga je o.a. doen:

• Agendabeheer
• Complex Agendabeheer voor de Directeuren en hun Teamleden en het zelfstandig voorbereiden/inplannen van overleggen/bijeenkomsten op verzoek.
• Het uitvoeren van facilitaire zaken
• Het boeken van vergaderzalen
• Gastvrije ontvangst van bezoekers
• Het ondersteunen bij de uitvoer van facilitaire werkzaamheden
• Mailboxbeheer
• Het lezen en screenen van inkomende email in de mailboxen. Je zorgt daar waar mogelijk voor een adequate afhandeling en zet acties uit waar nodig.
• Het afhandelen van telefoongesprekken
• Het correct afhandelen van gesprekken met klanten.
• Samenwerken met het Secretariaatsteam
• Nauw samenwerken met andere medewerkers en het vervangen van collega’s in geval van afwezigheid
• Het ondersteunen van Event Management
• Het meedraaien in de teamoverleggen van het Secretariaat
• Alle overige secretariële werkzaamheden
  

Jij bent:

Een echte pro in agendabeheer en bent niet bang om de handen uit de mouwen te steken. Jij bent in staat om snel te schakelen en prioriteiten te stellen. Jij zorgt ervoor dat alle aanvragen soepel verlopen. Je kan goed kan samenwerken, tijdig signaleren en houdt deadlines en overzichten in de gaten én springt waar nodig bij. Dit alles doe je in goed overleg met het management en andere collega’s. Jij maakt je niet snel druk en kan je goed schriftelijk en mondeling uitdrukken, dit zowel in het Nederlands als Engels

jiJ HEBT:

• Bij voorkeur heb je een afgeronde MBO+ opleiding in een secretariële of administratieve richting.
• Minstens 5 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie in een dynamische omgeving
• Ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoin, Sharepoint)
• Passie en drive voor duurzaamheid is een pré
• Een beschikbaarheid van minimaal 32 en bij voorkeur 36 uur per week (in een 32-40 schema)
• In ieder geval beschikbaar op woensdag en vrijdag

De procedure:

• Aanbieden kan tot en met vrijdag 12 augustus 2022 15h00
• CV's dienen voorzien te zijn van:
• Korte motivatie
• Beschikbaarheid:
• Mogelijke startdatum
• Bevestiging dat kandidaat op woensdagen en vrijdagen aanwezig kan zijn
• Bevestiging dat kandidaat in loondienst is
• ZZP: Gezien de aard van de werkzaamheden behoort een ZZP inzet niet tot de mogelijkheden.