Secretaris Medezeggenschap Raad en Onderwijscommissie

Voor de Hotelschool the Hague zoeken wij een Secretaris Medezeggenschap Raad en Onderwijscommissie voor 20 uur per week.

De opdracht is in principe voor 3 maanden, dit ter overbrugging van de zoektocht naar een vaste medewerker.

Ook detavast kandidaten kunnen worden aangeboden natuurlijk, dit vernemen wij dan graag in het voorstel.

De aard van de werkzaamheden leent zich niet tot de inzet vaan ZZP / Freelance kandidaat.

Medezeggenschapsraad

Hotelschool Den Haag heeft een Medezeggenschapsraad (CDC), die bestaat uit zowel studenten- als personeelsvertegenwoordigers. De CDC beïnvloedt het beleid van de school door middel van een discours met de raad van bestuur. De CDC vergadert ook twee keer per jaar met de Raad van Bestuur. Ze stimuleren en sturen de discussie en wij dragen hun steentje bij aan het maken en houden van Hotelschool Den Haag tot een fijne plek om te werken en te studeren. CDC vertegenwoordigt studenten en collega's van alle drie de programma's; Bachelor, MBA en Master of Arts.

Opleidingscommissie

de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (hierna: WHW) schrijft voor dat elke opleiding of groep opleidingen binnen de Hotelschool een Opleidingscommissie heeft. De Hotelschool heeft in de Management- en Bestuursregeling geregeld dat er een Joint Education Committee komt voor de bacheloropleiding en voor de masteropleidingen: Master in International Hospitality Management en Master Leading Hotel Transformation.

Taken en verantwoordelijkheden Secretaris 

• Onderhoudt en optimaliseert de secretariële processen van zowel CDC als EdCom
• Zorgt ervoor dat voorzitter, vicevoorzitter en leden zich volledig kunnen concentreren op de inhoud van de vergaderingen, in plaats van op administratieve voorbereiding en follow-up
• Ondersteunt de CDC en EdCom Daily Boards
• Onderhoudt contacten met de bedrijfssecretaris over vergadercyclus, documentverwerking, follow-up van advies- en toestemmingsverzoeken, voorbereiding van vergaderingen.
• Bereidt de agenda voor de CDC- en EdCom-vergaderingen met de RvB voor en maakt de notulen.
• Is een bron van informatie voor leden met betrekking tot wetgeving en toepasselijke wetgeving (WHW bijv.)
• Dagelijks aanspreekpunt, inbox beheer.
• Bereidt de inhoud van de CDC-vergaderingen, vergaderingen en afspraken voor
• Borging vergadercyclus voor beide commissies, houd document- en procesdeadlines in de gaten
• Monitoring en onderhoud van papieren en digitale bestanden (Teams)
• Ondersteunt de CDC in de agenda in vergaderingen met de Raad van Bestuur
• Bewaakt procedures, processen en afspraken van de CDC en bewaakt de juiste implementatie;
• Ondersteunt de verschillende subcommissies binnen CDC met documenten en opvolging

Profiel

• MBO / HBO ondersteunende administratieve beroepen
• Kennis van de Nederlandse context van het hoger onderwijs
• Ervaring in het omgaan met juridische documenten en teksten
• Ervaring in het omgaan met vertrouwelijke informatie
• Uitstekende talenkennis in het Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk
• Uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden;
• Enthousiaste, innovatieve, creatieve, flexibele, klant- en servicegerichte instelling;
• Vaardigheid in het verzamelen en verwerken van informatie
• Proactieve houding ten aanzien van het bieden van secretariële ondersteuning, efficiënte notuleren en het opstellen van actielijsten
• Vaardigheid om nauwkeurig en onder tijdsdruk te werken
• Flexibele houding ten opzichte van ad hoc dringende kwesties en vergaderingen
• Zelfstandig kunnen functioneren en in teamverband kunnen functioneren;
• Theoretische en praktische kennis van gerelateerde wetten (WHW) en regelgeving is een pré

Procedure:

De aard van de werkzaamheden leent zich niet tot de inzet vaan ZZP / Freelance kandidaat.

Aanbieden van kandidaten kan tot en met vrijdag 18 maart 9h00.