Junior Trainer - documentalist

JUNIOR TRAINER - DOCUMENTALIST IMPLEMENTATIE DE BLAUWE BRINK / ZAAKGERICHT WERKEN

We hebben kort geleden een Trainer – documentalist uitgevraagd, helaas zijn uit de aangeboden Cv’s geen geschikte kandidaten gevonden.

Daarom heeft de opdrachtgever besloten om het profiel aan te passen naar een “lichtere” functie en er een junior functie van te maken.

Achtergrondinformatie

Heb jij de nieuwsgierigheid en het lef om deelgenoot te zijn van misschien wel de grootste digitaliseringsslag van de provincie tot nu toe ? En ben je een snelle zelfstarter die zich ergens in vastbijt en weet hoe je kennis verzamelt en deelt? Laat dan van je horen en wie weet kun jij later zeggen dat je aan de basis gestaan hebt van ‘zaakgericht werken @ provincie Drenthe’.

Eén van de kernwaarden van onze provincie is van buiten naar binnen werken, vanuit de samenleving naar de overheid. In Drenthe willen we ons richten op wat er in de Drentse samenleving gebeurt. Enerzijds betekent dit, dat we onze doelen willen bereiken met behulp van inspanningen van derden, maar ook willen we aansluiten bij initiatieven die overheidsdoelen ondersteunen, en hierin soms bijsturen.

In 2018 is de provincie Drenthe gestart met de vernieuwing van de provinciale informatievoorziening, waarbij samenwerken, delen, eigenaarschap, open-tenzij en integratie kernwoorden zijn. Daarbij is gekozen om het bestaande Microsoftbeleid uit te breiden. Dat houdt in dat zoveel mogelijk gebruik gemaakt wordt van Microsoft producten/bouwstenen (Microsoft First).

De provincie Drenthe heeft in navolging van de aanschaf van Microsoft Dynamics ten behoeve van relatiebeheer (CRM) gekozen voor het zaaksysteem OneGov als oplossing: de op Microsoft Dynamics 365 en Office 365 gebaseerde modules voor zaakgericht werken.

Het opbouwen, vastleggen en overdragen van kennis over digitaal en zaakgericht werken in het algemeen en het zaaksysteem in het bijzonder is in het kader van adoptie zeer belangrijk. Hierin vormen de gebruikersorganisatie en de beheerders van het zaaksysteem de belangrijkste doelgroepen. Hun belevingswereld en de veranderingen die zaakgericht werken met zich meebrengt, zijn belangrijke punten om rekening mee te houden in de implementatie.

In de afgelopen periode zijn de eerste stappen gezet in deze vernieuwing. Zo kunnen we nu samenwerken aan projecten en programma's in een moderne samenwerkingsomgeving (De Brink), kunnen we informatie over onze relaties op een integrale, éénduidige en gebruikersvriendelijke manier opslaan en ontsluiten (Relatiebeheer) en hebben we recentelijk onze werkplek gemoderniseerd.

Daarnaast loopt er een project om onze gestructureerde processen onder te brengen in deze nieuwe omgeving, waarbij ingezet wordt op een generieke manier van werken met oog voor de klant (dienstverlening) en voor bedrijfsvoering. Gekozen is om zaakgericht te gaan werken.

Ruim een jaar geleden is de provincie gestart met de inrichting van het zaakgericht werken bij het team belast met vergunningverlening, omdat hier een opgave ligt vanuit de Omgevingswet. Voor de doorstart naar een organisatie brede invoering van zaakgericht werken wordt gezocht naar een junior trainer -documentalist zodat het zaaksysteem duurzaam kan groeien. Beoogd resultaat hierbij is dat eindgebruikers de functie van zaakgericht werken leren begrijpen en het zaaksysteem leren gebruiken en beheerders goed inzicht krijgen in de verschillende componenten en hun onderlinge relatie zodat zij de gebruikersorganisatie goed kunnen ondersteunen en de beschikbaarheid en doorontwikkeling van de applicatie leren waarborgen.

Profiel en activiteiten

Als Trainer / Documentalist:

• Ondersteun je de ‘quality assurance’ van het project, door op basis van behoefte van je collega’s in samenwerking met het implementatieteam een operationeel opleidingsplan op te stellen.
• Adviseer je over de ontwikkeling van eigentijdse opleidingsproducten die de implementatie van zaakgericht werken en het zaaksysteem ondersteunen;
• Inventariseer je de behoefte aan documentatie die functioneel beheerders en applicatiebeheerders nodig hebben;
• Publiceer je actuele handleidingen / instructies voor eindgebruikers en beheerders;
• Geef je mede vorm aan de wijze waarop informatie over zaakgericht werken / zaaksyteem op het intranet wordt gepubliceerd en vindbaar is;
• Organiseer je opleidingsactiviteiten samen met het implementatieteam;
• Maak je verbinding met (toekomstige) expertgebruikers;
• Maak je deel uit van een implementatieteam en draag je bij aan de doorontwikkeling van het team.

Welke bagage breng je mee?

Om succesvol te zijn in deze functie vinden we het belangrijker dat je jezelf snel weet te ontwikkelen en makkelijk verbinding met collega’s maakt dan dat je ‘alles’ al een keer meegemaakt of gedaan hebt. Daarom ben je:

• Niet heel lang geleden HBO- of WO-afgestudeerd;
• ‘Digital minded’;
• thuis in O365 / Sharepoint of in staat dit snel te worden;
• Gericht op relaties en mensen;
• Ontwikkelingsgericht;
• Nieuwsgierig en analytisch;
• Niet bang om erop uit te trekken en van je te laten horen;
• Geen ‘techneut’ maar wel hun gesprekspartner.

Ervaring in het werken met Microsoft Dynamics en SharePoint is een sterk pluspunt. Dit geldt ook voor kennis van eigentijdse opleidingsproducten en -kanalen om kennis over te dragen (o.a. eLearning en Social Media). Kandidaten die twijfelen of ze hier voldoende over beschikken maar affiniteit hebben met of interesse hebben in ‘digitale transities’ worden gevraagd zeker van zich te laten horen.

Persoonlijke Vaardigheden:

• Didactische skills;
• Sterk communicatief, enthousiasmerend en energiek;
• Resultaat- en oplossingsgericht;
• Verantwoordelijkheidsgevoel;
• Pragmatisch.

Omgeving/Opdracht

We verwachten een inzet van gemiddeld 20 uur per week gedurende 6 maanden. Startdatum z.s.m. De inzet wordt bepaald in samenspraak met de opdrachtgever. Verlenging van de overeenkomst behoort tot de mogelijkheden.

De werkzaamheden vinden zowel plaats op het provinciehuis te Assen als vanuit huis.

Procedure

Aanbieden kan tot en met donderdag 10 maart 2022 9h00

Interviews zijn op woensdag 16 maart 2022

Eventuele 2e gesprek is op 18 maart 2022

Inzet van een ZZP / Freelance kandidaat ligt gezien de zwaarte van de opdracht niet voor de hand. Indien er een Freelance kandidaat wordt aangeboden, dient dit bij aanbieden gemeld te zijn. Indien deze kandidaat de opdracht gegund krijgt zal er met deze Freelancer een overeenkomst worden afgesloten en met de bemiddelende partij een marge overeenkomst.