Trainer- Documentalist De Blauwe Brink

Trainer - documentalist Implementatie De Blauwe Brink / Zaakgericht werken


Achtergrondinformatie 

Eén van de kernwaarden van onze provincie is van buiten naar binnen werken, vanuit de samenleving naar de overheid. In Drenthe willen we ons richten op wat er in de Drentse samenleving gebeurt. Enerzijds betekent dit, dat we onze doelen willen bereiken met behulp van inspanningen van derden, maar ook willen we aansluiten bij initiatieven die overheidsdoelen ondersteunen, en hierin soms bijsturen. 

In 2018 is de provincie Drenthe gestart met de vernieuwing van de provinciale informatievoorziening, waarbij samenwerken, delen, eigenaarschap, open-tenzij en integratie kernwoorden zijn. Daarbij is gekozen om het bestaande Microsoftbeleid uit te breiden. Dat houdt in dat zoveel mogelijk gebruik gemaakt wordt van Microsoft producten/bouwstenen (Microsoft First). 

De provincie Drenthe heeft in navolging van de aanschaf van Microsoft Dynamics ten behoeve van relatiebeheer (CRM) gekozen voor het zaaksysteem OneGov als oplossing: de op Microsoft Dynamics 365 en Office 365 gebaseerde modules voor zaakgericht werken. Het opbouwen, vastleggen en overdragen van kennis over digitaal en zaakgericht werken in het algemeen en het zaaksysteem in het bijzonder is in het kader van adoptie zeer belangrijk. Hierin vormen de gebruikersorganisatie en de beheerders van het zaaksysteem de belangrijkste doelgroepen. Hun belevingswereld en de veranderingen die zaakgericht werken met zich meebrengt, zijn belangrijke punten om rekening mee te houden in de implementatie.

In de afgelopen periode zijn de eerste stappen gezet in deze vernieuwing. Zo kunnen we nu samenwerken aan projecten en programma's in een moderne samenwerkingsomgeving (De Brink), kunnen we informatie over onze relaties op een integrale, éénduidige en gebruikersvriendelijke manier opslaan en ontsluiten (Relatiebeheer) en hebben we recentelijk onze werkplek gemoderniseerd. Daarnaast loopt er een project om onze gestructureerde processen onder te brengen in deze nieuwe omgeving, waarbij ingezet wordt op een generieke manier van werken met oog voor de klant (dienstverlening) en voor bedrijfsvoering. Gekozen is om zaakgericht te gaan werken. 

Ruim een jaar geleden is de provincie gestart met de inrichting van het zaakgericht werken bij het team belast met vergunningverlening, omdat hier een opgave ligt vanuit de Omgevingswet. Voor de doorstart naar een organisatie brede invoering van zaakgericht werken wordt gezocht naar een trainer -documentalist zodat het zaaksysteem duurzaam kan groeien. Beoogd resultaat hierbij is dat eindgebruikers de functie van zaakgericht werken leren begrijpen en het zaaksysteem leren gebruiken en beheerders goed inzicht krijgen in de verschillende componenten en hun onderlinge relatie zodat zij de gebruikersorganisatie goed kunnen ondersteunen en de beschikbaarheid en doorontwikkeling van de applicatie leren waarborgen.

Profiel en activiteiten 

Als Trainer / Documentaliset . 

  •  Heb je een belangrijke verantwoordelijkheid in de ‘quality assurance’ van het project, door op basis van concernbelangen en behoefte van klantgroepen, eindgebruikers / (functioneel) beheerders een operationeel opleidingsplan op te stellen. 
  •  Definieer en ontwikkel je eigentijdse opleidingsproducten die de implementatie van zaakgericht werken en het zaaksysteem ondersteunen op een wijze die leidt tot organisatorische inbedding en adoptie door de     gebruikersorganisatie; 
  •  Ontwikkel je beheerprocedures die functioneel beheerders en applicatiebeheerders op termijn in staat stellen om opleidingsproducten zélf te beheer en door te ontwikkelen (periodiek bijwerken en up-to-date houden); 
  •  Publiceer je actuele handleidingen / instructies voor eindgebruikers en beheerders; 
  •  Geef je mede vorm aan de wijze waarop informatie over zaakgericht werken / zaaksyteem op het intranet wordt gepubliceerd en vindbaar is; 
  •  Organiseer je opleidingsactiviteiten samen met het implementatieteam om eindgebruikers en beheerders te ondersteunen in het gebruik van het zaaksysteem; 
  •  Bereid je communicatie-uitingen voor namens de implementatie en voer je deze uit; 
  •  Leg je verbinding met relevante stakeholders in de organisatie en communiceer je helder met hen (o.a. expertgebruikers); 
  •  Maak je deel uit van het implementatieteam en draag je bij aan de doorontwikkeling van het team.

Eisen

  • Minimaal een HBO-diploma in het vakgebied; 
  • Minimaal enkele jaren ervaring in soortgelijke functie; 
  • Actuele kennis van zaakgericht werken / zaaksystemen; 
  • Ervaring in het werken met Microsoft Dynamics en SharePoint is een sterk pluspunt; 
  • Ervaring met eigentijdse opleidingsproducten en -kanalen om kennis over te dragen (o.a. eLearning en Social Media); 
  • Relevante ervaring met zaakgericht werken binnen de overheid (provincies, gemeenten, uitvoeringsorganisaties).

Persoonlijke Vaardigheden: 

  • Didactische skills; 
  • Sterk communicatief, enthousiasmerend en energiek; 
  • Resultaat- en oplossingsgericht; 
  • Methodisch werken; 
  • Verantwoordelijkheidsgevoel; 
  • Pragmatisch

Aanbieden op deze aanvraag kan tot 18 februari 10:00 uur

Deze vacature is ingetrokken op 18-2-22 om 17:14. Reageren is niet meer mogelijk.
Toch opzoek naar iets anders? Bekijk onze andere vacatures.

Contactpersoon

Vragen over de opdracht?

Delen