Managementassistent

Ben jij een echte organisator die energie krijgt van het ondersteunen van (programma) managers in een dynamische omgeving?

Bij de provincie Drenthe zorg jij er als managementassistent voor dat alles achter de schermen op rolletjes loopt. Zo kan de programmamanager zich volledig richten op de inhoud.

Wat doe je als managementassistent

In deze tijdelijke functie ondersteun je de programmamanager Nedersaksenlijn – een belangrijk project dat bijdraagt aan een betere bereikbaarheid van Noord-Nederland. De functie is ontstaan door de toegenomen werkzaamheden binnen dit programma.

Als managementassistent ben jij het eerste aanspreekpunt namens de programmamanager. Je zorgt voor overzicht en structuur in de agenda en mailbox, plant vergaderingen en afspraken, en regelt dat alle stukken op tijd en volledig beschikbaar zijn.

Je denkt proactief mee in het optimaliseren van processen. En biedt inhoudelijke ondersteuning aan jouw themamanager waar dat kan. De wereld van de managementondersteuner wordt steeds digitaler en daarom is het belangrijk dat jij digitaal vaardig bent. Maar dat niet alleen, je moet het ook echt leuk vinden! Met AI zal jouw werk, maar ook van je collega's van digitalisering en de nedersaksenlijn, in de komende tijd veel veranderen. Hier weet jij als geen ander optimaal in te zetten of bent bereid je dit eigen te maken.

Dankzij jouw voorbereiding kan de programmamanager zich richten op de inhoud.

Je bent de spin in het web binnen het programma: je signaleert urgente zaken, bewaakt actiepunten en coördineert informatiestromen. Ook stel je vergaderagenda’s op, notuleer je overleggen en verzorg je de verslaglegging. Of het nu gaat om vertrouwelijke correspondentie, jubilea en afscheidsbijeenkomsten of het beantwoorden van vragen van interne en externe relaties – jij regelt het professioneel, zorgvuldig en met oog voor detail.

In deze veelzijdige rol werk je nauw samen met collega-assistenten en spring je bij waar nodig, zodat het team altijd op elkaar kan rekenen.

Wie ben jij

Je bent zorgvuldig, integer en weet overzicht te bewaren, ook als er veel tegelijk speelt. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en mensen, en blijft daarbij vriendelijk en professioneel – ook in situaties die wat meer tact vragen.

Je bent zowel zelfstandig als een echte teamspeler en stelt je proactief op: je ziet wat nodig is en handelt daarnaar. Dankzij jouw goede communicatieve vaardigheden weet je managers, collega’s en externe contacten effectief te ondersteunen.

Wat breng je mee

• MBO 4 werk- en denkniveau.
• Ervaring met secretariële en administratieve werkzaamheden, inclusief agendabeheer en notuleren.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands.
• Handigheid in het werken met digitale systemen zoals Office365, iBabs, Docbase, Youforce en SharePoint.
• Nauwkeurigheid, flexibiliteit en het vermogen om vertrouwelijke informatie integer te behandelen.

DE PROCEDURE

Aanbieden kan tot en met woensdag 5 november 12:00 uur.

• Startdatum is z.s.m.
  
• Enkel CV's die via het systeem ESD worden aangeboden worden in behandeling genomen, CV's die per mail of andere communicatiekanalen worden verzonden, worden niet in behandeling genomen.
  
• Mocht het zo zijn dat er eerder een geschikte kandidaat wordt gevonden dan zal de aanvraag eerder sluiten.
  

• Let op!
• Bij voldoende aanbiedingen kan de werving eerder worden gesloten en kun je geen kandidaten meer aanbieden.
• Per leverancier mogen er max 2 kandidaten worden aangeboden
• Tarief dient inclusief alle kosten te zijn, maar exclusief BTW
• Elke leverancier dient in bezit te zijn van een bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Indien wenselijk kan dit ook afgesloten worden via OneStopSourcing tegen een kleine fee per gewerkte uur.
• Elke leverancier dient een G-rekening te hebben.
• Voor het uitlenen van arbeidskrachten volgens de Waadi, dient elke leverancier te voldoen aan de juiste SBI-codes

• CV’s dienen te worden ingediend via reactie in ESD.Next en moeten voldoen aan de volgende eisen:

  • CV + motivatie verwerkt in één PDF-bestand;
  • Alleen CV's in de Nederlandse taal worden in behandeling genomen;
  • Contactgegevens kandidaat (e-mailadres + telefoonnummer + woonplaats);
  • Beschikbaarheid (startdatum & aantal uren per week).
• Eventuele vakantieplannen komende 3 maanden

Let op! Het is niet toegestaan om medewerkers in loondienst bij een ander bureau voor te stellen.

De klant wil inhuuropdrachten sluiten met een zo kort mogelijke keten, voorkeur gaat uit naar een medewerker in loondienst.

LET OP! De opdracht is niet geschikt voor een zzp'er