Project secretaris #2181 (vervanging)

opdrachtomschrijving:

 Het Douane Landelijk Tactisch Centrum (DLTC) is onderdeel van Douane Nederland (DNL). Het DLTC is verantwoordelijk voor het tactische en operationele risicobeheer v.w.b. de naleving van wetgeving die aan DNL is opgedragen en de douanebrede informatievoorziening. Het DLTC werkt aan het realiseren van de visie ‘Lonkend Perspectief’. Deze visie houdt in het kort in dat het DLTC hét data-en kenniscentrum is op het terrein van het risicobeheer en (be)sturingsinformatie van DNL. Voor de realisatie van de visie zijn meerdere werkgroepen ingericht. 

Er worden drie projectsecretarissen gezocht die zich bezig houden met ieder twee werkgroepen: 

- Projectsecretaris Data & Kenniscentrum en Informatiepositie 

- Projectsecretaris Risicobeheer en Handhavingsplan - Projectsecretaris Bedrijfsvoering en Communicatie 

 Aan iedere werkgroep zijn DLTC managementleden, Douane medewerkers en doelstellingen verbonden. Iedere werkgroep heeft een verantwoordelijk tactische teamleider. De tactisch teamleiders treden op als voorzitters en fungeren als opdrachtgever richting de projectleider. Als projectsecretaris ondersteun je de tactische teamleider en projectleider. Een profiel voor een projectsecretaris vraagt sterke organisatorische, communicatieve en administratieve vaardigheden. Ervaring met projectmanagement en het vermogen om met diverse belanghebbenden samen te werken, zijn ook waardevolle eigenschappen. Daarnaast is kennis van overheidsprocedures een pré. 

Werkzaamheden:

• Ondersteunen van tactisch teamleider en projectleider bij het coördineren van projectactiviteiten en het bewaken van projectplanningen van de werkgroep. 
•  Beheren van documentatie, vergaderingen en rapportages om ervoor te zorgen dat alle relevante informatie accuraat wordt vastgelegd en gedocumenteerd. 
• Organiseren en plannen van vergaderingen voor verschillende werkgroepen, inclusief het opstellen van agenda's, verzorgen van notulen en opvolging van actiepunten. 
• Zorgen voor een gestroomlijnd proces voor vergaderingen en een efficiënte uitwisseling van informatie tussen teamleden. 
• Onderhouden van open communicatiekanalen tussen de verschillende werkgroepen en belanghebbenden. -Zorgdragen voor een georganiseerd en toegankelijk systeem voor documentbeheer, inclusief versie controle en archivering. 

Profiel / Functie-eisen: 

• Afgeronde MBO opleiding in een relevant vakgebied in een relevante discipline.
• Minimaal 3 jaar ervaring in de ondersteuning van projecten 
• Ervaring binnen de overheid is een pré 
• Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om effectief te communiceren 
•  Ervaring met administratieve ondersteuning in een projectomgeving, bij voorkeur binnen de overheid. 
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail. 
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. 
• Bekendheid met projectmanagementprocessen en -terminologie is een pré. 
  

Competenties:

• Organisatorisch vermogen
• Communicatieve vaardigheden 
• Proactief handelen 
• Administratieve vaardigheden 
• Nauwkeurigheid 
• Flexibiliteit -Samenwerken 

Procedure:

• Let op: Alleen kandidaten waarbij het eigen e-mailadres en het telefoonnummer worden meegezonden worden geselecteerd om te worden aangeboden.
• Dag voor gesprekken:  nader te bepalen (bereid kandidaten hierop voor)
• Tarief: Segment Projectmanagement, Senior schaal 9 vanaf € 64,63 tot en met € 69,80
  
• Enkel cv's die via het systeem ESD worden aangeboden worden in behandeling genomen, cv's die per e-mail of andere communicatiekanalen verzonden, worden niet in behandeling genomen.
• Als de kandidaat verder gaat in de procedure wordt gevraagd minimaal twee referenties op te geven, waarbij vergelijkbare opdrachten zijn uitgevoerd. De referentiechecks zijn een noodzakelijk onderdeel van dit selectieproces.
• Per leverancier mogen er max. 3 kandidaten worden aangeboden.

cv's dienen voorzien te zijn van:

• Korte motivatie
• Beschikbaarheid
• Mogelijke startdatum