Management Assistent (Themamanager)

Ontlasten en ontzorgen van de themamanager daar waar mogelijk, dat is waar het omdraait in de rol van managementassistent. Als rechterhand van de themamanager speel jij een sleutelrol. Samen vormen jullie de ruggengraat van het thema, waarbij de nadruk ligt op ondersteuning en secretariële taken.

Dit ga je doen als managementassistent themamanager

Als managementassistent ondersteun jij een van de thema's binnen de Provincie Drenthe. Door jouw betrokkenheid in het thema krijg jij inhoudelijk mee wat er binnen het thema speelt. Dit helpt jou om de werkzaamheden die gevarieerd zijn goed uit te voeren. Jij zorgt ervoor dat de themamanager die jij ondersteunt, wordt ontzorgd. Jij ziet het werk liggen en neemt dit uit handen en neemt proactief deel aan het geheel. Denk aan:

• Agenda- en mailboxbeheer; Jij beoordeelt, prioriteert en puzzelt net zolang totdat de puzzelstukjes in elkaar vallen. Dit doe je binnen de gemaakte werkafspraken.
• Procesmatig voorbereiden van overleggen, gereedmaken en digitaal verspreiden van stukken en bewaken van de voortgang van gemaakte afspraken.
• Het verzorgen van vergaderingen, evenementen in opdracht van de themamanager. Je plant ze in, nodigt iedereen uit, zorgt voor de locatie en bijbehorende faciliteiten.
• Registreren, verwerken en archiveren van analoge documenten en brieven.
• Eerste aanspreekpunt/vraagbaak voor medewerkers en externe instanties.
• Het vervullen van enkele personeel gerelateerde zaken zoals het plannen van sollicitatiegesprekken, verzorgen van jubilea en afscheid.
• Je springt bij op dossiers waar ondersteuning op nodig is in overleg met je leidinggevende.

Dit breng je mee

Je bent een organisatietalent. Stressbestendigheid en snel schakelen dat zit in jouw DNA. Je hebt een klantgerichte en proactieve instelling, maar ook zeker instaat om grenzen aan te geven en te bewaken. Je bent integer, weet situaties goed in te schatten door assertief te zijn en bent sensitief wanneer dit nodig is. Verder heb je:

• Kennis van management ondersteunende werkwijzen en methodieken op mbo/mbo+ niveau.
• Ervaring met het ondersteunen van een leidinggevende in een complexe organisatiestructuur.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in Nederlands.

Procedure

• Aanbieden kan tot en met maandag 15 november 2024 10h00.
• Indien er eerder meerder geschikte kandidaat gevonden zijn, dan sluit de procedure eerder
  
• CV's dienen voorzien te zijn van:
• Korte motivatie
• Beschikbaarheid:
• Mogelijke startdatum
• Uren per week
• Gezien de aard van de werkzaamheden behoort ZZP inzet NIET tot de mogelijkheden.